উপদেষ্টাদের ভ্রমণ ব্যয়ের বিল দাখিলে নতুন নির্দেশনা

সম্প্রতি জারি করা একটি পরিপত্রে এ সংক্রান্ত বিস্তারিত নির্দেশনা দিয়ে সব মন্ত্রণালয়ের সিনিয়র সচিব ও সচিবদের তা পাঠানো হয়েছে।

পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারের উপদেষ্টা, মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রীরা যখন সরকারি কাজে দেশে বা বিদেশে ভ্রমণ করেন, তখন সেই ভ্রমণের ব্যয় নির্বাহের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রী বিষয়ক ইউনিটে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হয়। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে অগ্রিম অর্থ চেয়ে কিংবা ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের লক্ষ্যে বিল দাখিল করা হয়। তবে সঠিক ও পূর্ণাঙ্গ কাগজপত্র দাখিল না হলে এসব বিল নিষ্পত্তি করা সম্ভব হয় না।

এই বাস্তবতা মাথায় রেখে বিল দাখিলে যেসব বিষয় অনুসরণ করতে হবে, তা তুলে ধরা হয়েছে পরিপত্রে। এর মধ্যে উল্লেখযোগ্য নির্দেশনাগুলো হলো:

১. ভ্রমণকারীর স্বাক্ষর ও সিলসহ প্রস্তুত করা বিলের সঙ্গে অবশ্যই কিছু নির্দিষ্ট প্রমাণপত্র সংযুক্ত করতে হবে। বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে এর মধ্যে রয়েছে: সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি, যানবাহনের টিকিট ও ভাড়ার বিবরণ, অনুমোদিত ভ্রমণসূচি, হোটেল ভাড়ার বিল, বৈদেশিক মুদ্রায় লেনদেনের ক্ষেত্রে বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণ এবং অন্যান্য খরচের প্রমাণপত্র।

২. অনুমোদিত সময়ের অতিরিক্ত ভ্রমণ করলে সরকারপ্রধানের পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।

৩. অগ্রিম অর্থের পরিমাণ ৭ লাখ টাকার বেশি হলে অর্থ বিভাগের অনুমোদন নিয়ে বিল দাখিল করতে হবে।

৪. অগ্রিম অর্থ নিয়ে ভ্রমণ করলে তা শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে বিল দাখিল করে অগ্রিম সমন্বয় করতে হবে। আগের অগ্রিমের হিসাব চূড়ান্ত না হলে নতুন ভ্রমণের বরাদ্দ দেওয়া হবে না।

৫. যথাযথ নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড় নিশ্চিত করতে বিল সময়মতো জমা দিতে হবে।

৬. বিল দাখিলের সময় মূলকপিসহ মোট তিনটি সেট এবং সব ফটোকপির সত্যায়িত কপি জমা দিতে হবে।

এই নির্দেশনার মাধ্যমে ভ্রমণজনিত ব্যয়ের হিসাব আরও স্বচ্ছ ও সময়োপযোগীভাবে পরিচালনার আশাবাদ ব্যক্ত করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ।